viernes, 12 de noviembre de 2010

¿Papelito habla?

¿Te ha pasado que pides algo a tus colaboradores y el resultado no es ni cercano a lo solicitado? Hacerlo por escrito y de la manera correcta te puede evitar muchos dolores de cabeza. Toma nota de este check list y evalúa los resultados.
Cuando se trata de información formal u oficial dentro de la empresa sugerimos hacerla por escrito. Los documentos escritos pueden confundir o complicar la comunicación si no se siguen ciertas reglas. Las siguientes recomendaciones pueden servir para lograr un documento informativo útil, sin distorsiones, que sea leído y entendido por todos.


El escrito debe ser breve, con letra clara y grande. Si es extenso, la gente no lo lee.

Cuando se trata de un evento no olvides incluir datos relevantes: fecha, hora, lugar, requisitos.

Si hay más de un aviso importante, redacta dos escritos independientes. Ello facilita retener la información por parte del lector y, además, le da la importancia adecuada a ambos informes.

Utiliza de preferencia oraciones concisas, separadas por punto. Evita los párrafos extensos.

Dirige el escrito a personas y no a departamentos o áreas. Pide que firmen de recibido los que reciban el escrito.

Aborda el asunto de inmediato.

Responsabilízate de lo escrito firmándolo.

Si se trata de una petición para que se lleve a cabo alguna tarea en concreto, no olvides especificar la fecha de entrega y sus características.
Elimina las palabras o frases de relleno.

Guarda siempre una copia de lo que escribas y guárdalo en tu archivo electrónico por algunos meses.

Procura revisar siempre la ortografía. Si tu ortografía no es muy buena, pídele a alguien que corrija tus escritos. Recuerda que lo escrito, escrito está.

Sé discreto, prudente y veraz.

Recuerda que las palabras son acciones, sentimientos, emociones.

Antes de enviar el escrito, déjalo reposar como el pan con levadura y vuélvelo a leer unas horas o días más tarde. Es probable que hayas cambiado de opinión y requieras hacer algunos cambios.

Evita ser impulsivo. Recuerda que una vez entregado el escrito, ya no hay marcha atrás.

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