domingo, 12 de septiembre de 2010

Reuniones de trabajo, cómo aprovechar el tiempo

Reunirse con proveedores y clientes es una tarea necesaria en el día a día de la empresa para mantener el engranaje a punto. Con todos ellos hay que verse periódicamente, pero la experiencia dice que en muchas ocasiones estos encuentros se alargan sin sentido, no son estrictamente necesarios, son poco productivos y restan un tiempo precioso que bien podría dedicarse a la propia compañía.

Por tanto, conviene racionalizar las reuniones y acudir a las imprescindibles, delegando cuando se pueda en otras personas de confianza.

En el mundo actual, las reuniones ocupan un alto porcentaje de la carga de trabajo de directivos y profesionales. Ya sea porque todavía parece que cerrar un compromiso exige la presencia física de quienes lo realizan, o porque no están demasiado implantados otros métodos que la tecnología y las comunicaciones permiten ahora, lo cierto es que parecen ineludibles. En tal caso, lo importante es convertirlas en pocas, cortas y productivas.

Preparar las reuniones para que sean efectivas

Antes de acudir a una cita, debe prepararse la documentación necesaria y fijar algunos aspectos clave para que duren el tiempo justo. Las reuniones son para trabajar, aunque luego se terminen tomando un café. Pero no al revés. Si es con un proveedor, donde a priori se puede controlar mejor la situación, conviene tener claros los siguientes aspectos:

Puntos que se van a tratar, a modo de orden del día
Qué objetivo se persigue, y no olvidarse nunca de él
Que sea productiva y se consigan acuerdos
Fijar nuestra posición previamente, sobre todo si se van a negociar precios
Si nuestro interlocutor está previamente informado, a ser posible por escrito, la duración de la entrevista se acortará notablemente. Y no hay que olvidar nunca que se organizan para tomar decisiones.

Cuando la convocatoria es con un cliente, las premisas siguen siendo las mismas, pero las reglas del juego suele ponerlas el otro. Aquí hay que ser más flexible porque se trata de nuestro comprador, y tal y como están las cosas, no es para perderlo.

No todos los presupuestos son aceptados, a veces se dan “largas” aunque haya interés en la oferta y todo puede concluir en una pérdida de tiempo considerable, pero aquí no queda otra solución que invertir las horas necesarias para cerrar el asunto. Siempre, claro está, valorando la calidad del cliente.

Convocar sólo a los más preparados y dispuestos

Una reunión de trabajo es otra forma de actividad laboral que implica a varias personas a la vez, pero no todas tienen por qué estar motivadas con la misma intensidad o preparadas para opinar sobre un mismo asunto. Para que sean realmente productivas deben conjugarse tantos factores al mismo tiempo –día, hora, confort de la sala, actitud positiva entre los participantes–, que es mejor pensarse dos veces si es conveniente convocarla. Pero si no hay más remedio, adelante.

Lo usual entre pymes y autónomos es que las reuniones sean entre dos personas, una de cada parte, a lo sumo dos. Esto facilita mucho alcanzar puntos de encuentro. Entre grandes organizaciones suele ocurrir lo contrario, se cita a más personas de las necesarias, se hacen interminables pues todos tienen que opinar, se obtienen pocos resultados y a menudo finalizan convocando una nueva para otro día.

Puede ocurrir también que las reuniones con proveedores y clientes sean para mejorar procesos, encontrar soluciones a problemas o trabajar en una idea innovadora, situaciones que además pueden plantearse dentro de la empresa internamente. En este caso lo que se busca es el intercambio de propuestas para provocar el conocimiento colectivo. El punto crítico aquí es la asistencia de las personas adecuadas en cuanto a preparación y su poder de decisión.

Técnicas aplicables para ser efectivo

La primera premisa para que estas convocatorias funcionen es establecer un límite de tiempo y procurar no excederlo. La ventaja es que exige que los acuerdos vayan llegando si no se quiere intentarlo otro día, pero los consensos a veces tampoco son la mejor solución.

Alguien debe ir anotando todo aquello en lo que se está de acuerdo, de modo que ya no se vuelva a discutir y pase a formar parte del acta.

En las reuniones es necesario anotar todo lo relevante, lo que exige estar atento al interlocutor. Existen técnicas eficaces para hacerlo bien, como dividir el papel donde se escribe en un sistema de cuadrantes, registrando en ellos esquemáticamente las ideas, los compromisos, las tareas y aquello que se considere interesante. Esta técnica requiere “traducir” las notas lo antes posible para no olvidar lo tratado.

En resumidas cuentas, las reuniones parecen hoy por hoy inevitables, aunque con un poco de organización se consigue aprovechar el tiempo. Existe también la posibilidad de utilizar la videoconferencia, ya al alcance de todos gracias a la banda ancha en las telecomunicaciones y a las aplicaciones gratuitas que se pueden descargar de Internet, que poco a poco van ganando terreno.

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