jueves, 16 de septiembre de 2010

Que no te Roben tu Tiempo

Si te paras un poco a pensar te das cuenta de que nuestro bien más valioso es nuestro tiempo. Tiempo para hacer cosas, para hacer crecer la empresa, para vender, para pensar y lanzar nuevos productos, para montar y reforzar el equipo, para controlar como van las cosas, para planificar, para…

Y sin embargo, nos encontramos constantemente (al menos yo) dedicándole tiempo a cosas que, en el mejor de los casos, son secundarias. Con más frecuencia de la que debiera acabo el día sin tener una idea muy clara de qué cosas productivas he hecho hoy. Así que, últimamente, estoy haciendo un esfuerzo bastante constante por reducir al mínimo dichas pérdidas de tiempo útil.

1. Correo:
Es un sumidero de tiempo impresionante. Aunque tenga la pestaña del correo (gmail for domains) siempre abierta, suelo mirarla al principio del día y luego algunas veces más durante el día cuando he terminado una tarea y antes de empezar con la siguiente. Desde luego muy a evitar los notificadores que te avisan cada vez que tienes un correo recibido. Si la gente tiene que localizarte urgentemente, que te llame al móvil o que te contacte vía messenger, pero no les dejes pensar que estás siempre delante del correo (mucho más a evitar aún con las blackberries).

Además, intento gestionar el correo para dejar siempre el inbox a 0. La verdad es que no lo consigo, pero tenerlo en 20 correos (todos leídos) ya me parece un triunfo comparado con la situación anterior. Sigo unos cuantos trucos. En primer lugar intento automatizar todo lo automatizable con los filtros de Gmail. Por una parte para mandar a la papelera todo lo que huele a spam o a publicidad no deseada. Tengo en ese filtro los dominios de unas cuantas agencias de comunicación, por ejemplo. Por otra parte mando a carpetas lo que no necesita mi atención pero quiero guardar. Por ejemplo algunas newsletters (creo que quedan dos o tres nada más). También mando a una carpeta específica todas las notificaciones de redes sociales y similares. Las miro una vez a la semana, todo lo más. En tercer lugar, intento aplicar etiquetas automáticamente a mails de los cuales sé su temática por la persona que los envía o alguna otra palabra clave. Esto me permite archivarlos rápidamente después de leerlos pero aún así tenerlos siempre a mano. Por último, tengo unas cuantas etiquetas para mails sobre los que tengo que hacer algo antes de archivarlos (prioridad, revisar, hacer, responder, peticiones).


2. Mensajería instantánea, Twitter…
Intento usar el messenger como herramienta para contactar y que me contacten para cosas urgentes, que necesitan atención en ese momento. Como sustituto del teléfono, pero no como sustituto del email. Es un medio síncrono, y por lo tanto caro en tiempo. Si tienes que contarme algo largo o no urgente, al mail, por favor. Si tienes una crisis, al IM o al móvil.

En cuanto a twitter, lo suelo tener abierto (en twiterrific) y lo miro de reojo. Cuando estoy concentrado en algo lo apago. Y a menudo me olvido de volver a encenderlo en todo el día.

3. Peticiones de terceros
Con cierta frecuencia me llegan peticiones de terceros, ya sea por correo o por teléfono, que simplemente no me aportan ningún valor, ni a mi ni a mi empresa. Lo normal es que cuando alguien contacte con nosotros, especialmente si es alguien que no conocemos, lo haga con alguna propuesta que pueda ser beneficiosa para ambas partes. Sin embargo, me encuentro con mucha frecuencia que no es así. Algunos intentan hacernos ver que lo que proponen es muy relevante para nosotros (aunque en muchos casos no lo sea o no hayan entendido bien lo que hacemos). En otros casos ni siquiera lo pretenden, es importante para ellos, podemos ayudarles y eso basta. Pero es que no es gratis. Es que el tiempo que dedico a ayudarte, no lo puedo dedicar a otra cosa.

Obviamente si son cosas simples y rápidas, y/o si se trata de una persona conocida, las suelo hacer. Pero hay algunos casos que son sangrantes. Ahora mismo hay diez de esos mails en mi inbox. Y siguen ahí porque no me decido a borrarlos, pero tampoco a contestarlos y a asignarles el tiempo que me están pidiendo.

Un ejemplo de eso son peticiones para “tomar un café y charlar de tal o de cual”. Me temo que no tengo tiempo para tomar cafés a hablar de cosas con interés muy remoto. O eres alguien a quién conozco (y por lo tanto ya te has ganado el derecho a perder parte de mi tiempo) o si no, más vale que tengas algo muy concreto que contarme y que me interese. Loic Le Meur comentaba en Menorca que cuando llegó a San Francisco, llamó a John Battelle porque quería invitarle a comer para conocerle. Le respondió su secretaria ofreciendo un conference call para discutir de qué hablarían en la comida. Un poco extremo, demasiado americano, pero creo que ilustra lo que pretendía explicar.

4. Delegar
Cuando empezamos con Weblogs SL, yo hacía de todo. Todo menos escribir. Si también hubiera escrito en nuestros blogs todavía estaría haciéndolo y tendríamos cuatro en total. Según ha ido creciendo la organización durante los últimos tres años, hemos ido incorporando más y más gente y he ido delegando en ellos funciones. Y a su vez muchos de ellos en sus respectivos equipos. Esto, sin embargo, no siempre lo comunicamos bien dentro de la empresa (que está muy dispersa geográficamente) y especialmente hacia afuera. Eso hace que mucha gente venga a mí a pedirme cosas que no soy capaz de hacer y para las cuales tengo que redirigirle a otras personas.

Todos los temas editoriales (notas de prensa, eventos, presentaciones) los coordina desde hace un montón de tiempo Antonio Ortiz. Las campañas publicitarias Olga Palombi y su equipo de Social Media. Traficking de las campañas lo lleva Concha, participación en eventos y conferencias lo coordina Lola Baños. Todos los temas de tecnología los lleva Klaas Naaijkens y su equipo. Desarrollo de negocio sí lo sigo llevando yo. De momento.

5. Lecturas
Intento agrupar las lecturas del día en grupos de actividad de máximo media hora. Hago uno nada más levantarme, antes de desayunar, habitualmente en el iphone, en el que repaso la prensa del día y Techmeme. Una segunda parte de dicho repaso desayunando que suele acabar con el primer filtrado de email del día. Luego hago algunas pasadas por Friendfeed y por Google Reader, empezando por la carpeta de alertas y siguiendo con los feeds más importantes. Todo esto en función de la carga de trabajo que tenga el día, de las reuniones que tenga fuera, de lo que haya que lanzar, que controlar o de los fuegos de turno.

Estas son algunas de las cosas que yo hago para ser más eficiente, ¿qué hacéis vosotros para gestionar este problema? ¿Qué os ha funcionado y qué no?

No hay comentarios:

Publicar un comentario