domingo, 12 de septiembre de 2010

Interrupciones y productividad, mala combinación en el trabajo

En muchos puestos de trabajo existen constantes interrupciones que a veces no son percibidas, pero que merman de forma considerable la productividad de los trabajadores. Notificaciones de correo nuevo, llamadas de teléfono, visitas de proveedores o clientes sin cita previa, son sólo algunos ejemplos de cortes inesperados durante la ejecución de una tarea.

No es lo mismo estar concentrado desde el principio hasta el fin de un trabajo, que tener que parar y arrancar de nuevo constantemente mientras se lleva a cabo. La suma de tiempo y esfuerzo es mayor en el segundo caso, lo que provoca un rendimiento global inferior al esperado a lo largo de una jornada completa.


La diferencia entre lo importante y lo urgente

Un clásico, ya no en el trabajo sino en la vida en sí misma, es conocer la diferencia entre lo importante y lo urgente ¿Qué tareas debo abordar primero, las importantes o las urgentes? Una buena respuesta la tenemos en esta excelente reflexión:

No hay que confundir la importancia con la urgencia. Si las confundimos corremos el riesgo de hacer solamente cosas urgentes olvidándonos de las importantes.
Ahora bien, lo que se necesita realmente es disponer de criterios para establecer prioridades entre tareas. Una herramienta útil para esta labor es el cuadrante de importante-VS-urgente.

Algunos ejemplos de interrupciones habituales

El teléfono, fijo o móvil, es uno de los peores enemigos para la productividad personal. Todo el mundo tiene un teléfono a mano, pero no se sabe cuando es buen momento para llamar. Si la persona que está al otro lado del auricular se deja interrumpir con una llamada de teléfono, además está reunida con otra, la interrupción es doble.

Otro foco de cortes constantes son las notificaciones de nuevos mensajes recibidos. Ya sea en el ordenador o en el teléfono, a lo largo de la jornada el goteo constante de mensajes procedentes de emails, sms, redes sociales,… si tenemos activados los típicos sistemas de notificaciones, pueden llegar a suponer una cantidad de tiempo perdido enorme.

Si la interrupción se produce durante una reunión, habrá que sumar el tiempo perdido de todos los presentes. Lo típico es una persona que recibe una llamada, a lo mejor hasta la contesta y la interrupción es mayor. También los hay que están leyendo y respondiendo mensajes de correo o sms mientras participan otras personas, pudiendo llegar a distraer a los demás.

Medidas eficaces contra las interrupciones

Evitar que nos interrumpan está en nuestra mano. Si lo pensamos bien, nosotros elegimos si queremos ser molestados o no. A continuación, algunas propuestas de acciones a llevar a cabo para mejorar nuestra productividad personal, evitando interrupciones:

Desconectar los avisos y notificaciones de nuevos correos recibidos, tanto visuales como sonoras. Si hay algunos importantes, usar las funcionalidades de filtros y personalización de alertas que está disponible en la mayoría de programas y servicios de email. Leer el correo a primera y a última hora de la mañana y de la tarde, debería ser suficiente.

Apagar el sonido del teléfono durante las reuniones. Otra opción, es restringir las llamadas entrantes a unos determinados grupos de teléfonos. Si pilotas una reunión y alguien te la está bombardeando porque su móvil no para de sonar y aún encima contesta, invítale a apagar el teléfono o a hablar fuera de la sala en la que estáis trabajando.

Usar herramientas visuales, por ejemplo, tipo semáforo, que indiquen el estado en el que estamos (ocupado, semiocupado, libre).

Activar el buzón de voz del teléfono, así quien quiera hablar con nosotros mientras estamos ocupados, nos podrá dejar un recado.

Si puedes elegir, trabaja en un sitio donde puedas concentrarte. El salón de casa, con tu familia por el medio, puede que no sea el mejor despacho cuando te lleves “deberes” a casa.
Organiza tu agenda, estableciendo franjas horarias para las reuniones con clientes y proveedores. Di que no a los comerciales que se pasan sin concertar cita previamente.

Conclusiones

Hay que tomar medidas y ponerse manos a la obra para evitar interrupciones en el trabajo. Poner los medios para evitar ser molestados es nuestra labor. No todo el mundo es capaz de comprender que hay un momento para todo, así que la educación del personal en materia de productividad personal es una temática fundamental en el campo formativo.

Desconectar el teléfono, evitar distracciones en forma de avisos en el ordenador, son sólo el comienzo y una serie de medidas muy básicas que podemos ir evolucionando y acompañando de otras nuevas más potentes que nos hagan ser aún más productivos. Al principio puede que nos cueste algo de esfuerzo, pero parece fácil acostumbrarse a ellas e integrarlas como parte de nuestro trabajo diario. A la larga, evitando las interrupciones, salen ganando todos, empresa y trabajador.

Fuente: Blog de Sage

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